一、档案接收范围

（一）接收本校在各项工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案，具体接收范围按学校档案管理办法有关规定执行。

（二）接收与本校有关的撤销与合并部门的全部档案。

（三）征集、代管学校个人在非职务活动中形成的文件材料。

（四）接收上级规定应接收的档案。

二、档案接收案卷质量要求

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整（包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料）。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件和稿件、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

（二）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷。

（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，稿件在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其它文件材料，按有关规定排列。

（四）卷内文件材料应按顺序排列，依次写件号或页号。

（五）案卷封皮，应逐项按规定填写。案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容，并用毛笔或钢笔书写，字迹工整，清晰。

（六）载体纸张要求。归档材料使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

（七）载体字迹要求。只能用炭素墨水、黑色签字笔书写；禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

（八）现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。

（九）进库档案在立卷、编目、撰写全宗介绍、历史沿革、大事记和有关检索工具等方面，均应符合有关规定和要求。

三、档案接收时间及手续

（一）党群、行政、外事档案及其它门类的综合管理内容的档案次年6月底以前接收完毕，其它门类和载体的档案接收，应按有关规定执行。

（二）接收和移出档案时，交接手续必须签字（盖章），长期保存。