一、学校库藏档案，主要为本校教学、科研、管理服务，校内外单位及个人查阅档案应严格审批手续。利用方式可为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等。
二、校内外单位及个人查阅档案资料，凭本单位介绍信、身份证（工作证）等证明；毕业生凭身份证、毕业证等证明，查询本人学籍档案材料（受委托查阅他人的学籍档案材料，应持委托人的委托书），介绍信必须写明查阅目的、范围，可利用规定范围内的档案。查阅党内文件须中共党员，查阅重要的档案（指会议记录、机密文件），应经主管领导或校办主任同意。
三、利用档案须按规定办理登记手续。各类档案原则上限制在档案室内查阅，不予借出。如确因工作需要必须借阅，经主管领导或校办主任同意后，需填写《档案查借阅登记薄》。借阅时间不超过两周，因特殊情况需要继续使用，应办理借阅手续。档案查（借）阅归还时，由利用者和档案室工作人员共同清点检查，并进行归还登记、注销。并视利用情况填写《档案利用效果登记表》，反馈利用档案所取得的社会效益或经济效益等情况存档。
四、利用档案者应自觉遵守档案室规定，对档案的保密、安全和完整负责。严禁拆卷取页、剪裁、折叠、勾划、批注、向外泄露档案机密内容、传播、污损、撕毁、涂改、伪造、随意摘抄、复制、转借、丢失、任意翻阅，阅档时要爱护案卷，不准用湿手翻页、不准吸烟等。违者将根据有关档案法规予以严肃处理。
五、利用者需拍照或复制档案应向档案室提出同意，在档案室内复制。未经同意任何单位和个人不准自行公布和印发档案，违者按《档案法》第二十四条处理。
六、凡校内外单位或个人（本人捐赠的档案）查阅利用学校档案，提供无偿服务，如需复制只收取复制工本费。
七、外国组织和外国人利用档案室的有关档案，应当经上级主管机关和学校同意后方可查阅或利用。
八、凡向档案室移交、捐赠档案的单位和个人，可优先享有档案利用权，并可对其档案中不宜公开的部分按学校保密规定提出限制意见，学校档案室维护其合法利益。
九、凡职工调动、离退休应向学校档案室归还借阅的档案后，方能离开工作岗位。
