第一章 总则

第一条 为了进一步加强学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效保护和利用档案，充分发挥学校档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，纳入学校整体发展规划，实行统一领导，集中管理。

第二章 管理体制及机构职责

第四条 学校档案工作由校长领导，其主要职责：

（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第五条 分管学校档案工作校领导的主要职责：

（一）制订、实施学校档案工作中长期发展规划和年度计划；

（二）组织、协调学校档案机构和全校各部门的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

（三）贯彻、执行学校档案工作各项规章制度，为学校档案工作的发展创造良好条件；

（四）监督、检查学校档案工作，组织、开展学校档案工作评估。

第六条 档案工作在分管校领导的领导下开展工作，归属于档案室统一管理。档案室隶属于行政办公室。档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用本校档案的基地。

第七条 档案室主要职责：

（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）组织协调学校各部门档案工作，并进行业务指导、监督和检查；

（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；

（五）编制检索工具，编研、出版学校档案资料，开发档案信息资源；

（六）组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展学校档案的开放和利用工作；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；

（九）对各部门档案工作实行考核和评估；

（十）利用学校档案资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；

（十一）开展重庆市内外档案管理工作学术研究和交流活动。

第八条 需要特殊保管条件或利用频率较高且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室单独保管。附属医院的档案工作由附属医院自行负责，同时接受学校档案室的业务指导、监督和检查。

第九条 校内各部门应确定部门档案管理分管负责人，同时配备专职或兼职档案人员，兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。专兼职档案人员均列入学校事业编制，专职档案人员编制数由学校根据档案工作实际情况确定。

（一）校内各部门分管档案工作负责人职责：

1.贯彻执行档案管理工作的法律法规和方针政策，制定本部门档案工作规章制度；

2.将档案工作纳入本部门整体发展规划，促进档案信息化建设与部门其他工作同步发展；

3.落实本部门档案人员编制、发展档案事业所需设备以及经费；

4.研究决定本部门档案工作中的重要奖惩和其他重要问题。

（二）校内各部门专职或兼职档案人员职责：

1.按照学校有关规定，做好本部门档案材料的收集、保管、整理、归档工作，保证移交的档案材料齐全、系统、规范；

2.负责存放在本部门的档案材料的分类、组件（卷）、编目、登记、保管和利用等工作；

3.做好本部门档案安全和保密工作；

4.接受学校档案室的业务指导、监督和检查。

（三）档案室负责人工作职责：

在学校领导下，负责全校档案管理工作规划、年度计划和管理制度的具体制订和实施。

（四）档案室工作人员职责：

1.贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策；

2.拟订学校档案工作规章制度；

3.负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；

4.组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作；

5.开展学校档案的开放和利用工作；

6.对校内各部门档案工作进行业务指导、监督和检查；

7.利用学校档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动；

8.开展市内外档案管理工作学术研究和交流活动。

第十条 学校档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条 学校专职档案人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章 档案管理

第十二条 文件材料的归档范围：

（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、离退休、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与高等学校关于行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的全日制学历教育学生的入校前档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等材料，按相关规定执行。同时，学校教育培训部门的（学历和非学历教育）学生名册等材料参照执行。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局发布的《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）执行。重大建设项目按《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（国家档案局79号令）执行。

（十一）医疗卫生类：按卫生部、国家档案局《关于印发〈卫生档案管理暂行规定〉的通知》（卫办发〔2008〕24号）执行。

（十二）人事类：纳入学校管理的教职工人事档案按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行。

上述归档的档案材料包括纸质、实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十三条 实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。未按照规定进行档案验收或档案验收不合格的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题（项）和竣工验收。

校内各部门应当按照各类档案管理实施细则的要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组件（卷），编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案室移交。学校档案室应积极协助和配合做好上述工作。

第十四条 对纸质和非纸质档案材料同步归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良，书写工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。其中，电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）执行。

第十五条 按照《重庆市重大活动档案管理办法》的要求，加强重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用。

第十六条 档案材料归档时间：

（一）学校各行政部门形成的档案材料，应按学校档案室的规定整理立卷后在次年6月底前归档。

（二）各院部和教学部门形成的全日制专科教学文件材料和综合管理文件材料，应按学校档案室的规定经有序整理后归档，应在当年11月底前归档；成人本专科教学文件材料和综合管理文件材料应在次年6月底前归档。

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档。

（四）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

（五）仪器设备类档案应当在完成验收后的6个月内归档。

（六）财会类档案在会计年度终了后，暂由档案生成部门保管3年，期满后向学校档案室移交。

（七）各立卷部门形成的实物档案应即时归档。

（八）重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

第十七条 档案室按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经学校有关部门（含档案室、学校保密委员会办公室和有关业务部门）鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十八条 档案室应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十九条 教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于教职工个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。根据需要，学校档案室可以提供档案寄存服务。

第二十条 加强学校档案资源建设，对于与学校有关的各种档案史料的征集，由学校档案室制定专门的制度和办法。实物档案原则上由学校档案室集中管理。既是文物和图书资料，又是档案史料的各类材料，学校档案室与图书馆等部门开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录。

第二十一条 档案室对档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向分管校长报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十二条 档案室加强档案统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照重庆市有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十三条 档案室依据本办法制定各类档案管理实施细则。

第四章 档案的利用与公布

第二十四条 档案室按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位按规定限制利用的。

第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。

第二十六条 利用未开放的档案，应当经档案室和行政办公室负责人审核，报请分管领导和校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门审查批准。

第二十七条 档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校档案室和行政办公室负责人审核，分管领导和校长批准。

加盖学校公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十八条 档案室设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA／T18—1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案室指南、计算机查询系统等，为学校和社会利用档案创造便利条件。

第二十九条 档案室是学校出具档案证明的机构。

档案室应当为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用，其收费标准应经有关部门审查批准。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校应当无偿和优先提供。

第三十条 寄存在档案室的档案，归寄存者所有。学校档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十一条 档案室积极开展档案的编研工作。出版物档案史料和公布档案，应当经档案材料形成单位同意，并报请校长批准。

第三十二条 档案室采取多种形式（如举办档案展览、建设档案网站、开设档案课程等），积极开展档案宣传、校史研究和校史教育工作。

第五章 条件保障

第三十三条 学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的正常需求。

第三十四条 学校档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全。

存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。

第三十五条 学校设立档案管理现代化、信息化、智能化设施设备专项经费，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十六条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰、奖励：

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；

（二）在档案管理工作的理论、技术和方法研究中成绩显著的；

（三）将重要或珍贵档案和校史资料捐赠给学校的；

（四）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第三十七条 根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（中华人民共和国监察部 中华人民共和国人力资源和社会保障部 国家档案局令第30号），对档案管理中有违法违纪行为的责任人员，依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

第七章 附则

第三十八条 本办法由学校授权行政办公室负责解释。

第三十九条 本办法自公布之日起执行。